وبلاگ فناوری اطلاعات یزد نسخه جدید- مقالات خواندنی و جالب ، مجموعه مقالات فارسی و انگلیسی عمومی و تخصصی در حوزه IT و اخبار فن
دوشنبه دوازدهم تیر 1385 ساعت 06:07 قبل از ظهر | نوشته ‌شده به توسط: سردبیر الکترونیکی/۱/ | ( نظرات )

 همه کاربران مایکروسافت آفیس بخوانیم؛ آشنایی اجمالی با ابزار Microsoft Office Tools

هرگز به منوی ‌‌Microsoft Office Tools با برنامه‌های سودمندی  سر زدیده اید  همه کاربران مایکروسافت آفیس بخوانیم؛ آشنایی اجمالی با ابزار Microsoft Office Tools  اغلب این قسمت مورد‌غفلت واقع می‌شوند. از این برنامه‌ها می‌توان برای مدیریت عكس و تصویر، تنظیم یك سیستم مدیریت اسناد، ایجاد گواهی نامه‌ها برای ماكروها و یا انتشار گزارش‌های به دست آمده از اكسس‌ استفاده نمود. بدون شك پس از اولین استفاده از این ابزارها، آن‌ها را مجموعه‌ای  ارزشمند خواهید یافت.‌

 معمولا استفاده كاربران از‌آفیس مایكروسافت‌ بر موارد كاربردی عمده آن از قبیل Microsoft Outlook ،‌واژه پرداز Microsoft Word، اكسل Microsoft Excel ، و یا بسته به ویرایش مورد استفاده،‌‌ اكسس Microsoft Access ، پاورپوینت Microsoft PowerPoint و ... متمركز می شود. اما به‌طور كلی در آفیس، صرف‌نظر از ویرایش‌های مختلف آن، چندین ابزار سودمند دیگر را از زیر گروه ‌Microsoft Office Tools و ‌Microsoft Office ازمنوی ‌‌Start ویندوز خواهید یافت .....

همه کاربران مایکروسافت آفیس بخوانیم؛ آشنایی اجمالی با ابزار Microsoft Office Tools

معمولا استفاده كاربران از‌آفیس مایكروسافت‌ بر موارد كاربردی عمده آن از قبیل  همه کاربران مایکروسافت آفیس بخوانیم؛ آشنایی اجمالی با ابزار Microsoft Office Tools Microsoft Outlook ،‌واژه پرداز Microsoft Word، اكسل Microsoft Excel ، و یا بسته به ویرایش مورد استفاده،‌‌ اكسس Microsoft Access ، پاورپوینت Microsoft PowerPoint و ... متمركز می شود. اما به‌طور كلی در آفیس، صرف‌نظر از ویرایش‌های مختلف آن، چندین ابزار سودمند دیگر را از زیر گروه ‌Microsoft Office Tools و ‌Microsoft Office ازمنوی ‌‌Start ویندوز خواهید یافت.

 

دیگر قسمتهای نرم افزار مایکروسافت آفیس ‌Microsoft Office

 اگر به هنگام نصب‌‌آفیس از تنظیمات پیش فرض آن استفاده نمایید، هشت یا نه ابزار در زیر گروه ‌‌Microsoft Office نمایان خواهد شد. یكی از این ابزارها ‌‌Microsoft Office Access Snap-shot Viewer است كه تنها به همراه ویرایشی از‌ آفیس‌ نصب می‌شود كه حاوی‌ برنامه اكسس Access ‌ است. برخی از میانبرهای ارائه شده در این زیرگروه، در حقیقت به برنامه‌های واقع در دیسك سخت اشاره دارند و سایر میانبر‌ها به هنگام اولین درخواست اجرا از جانب كاربر، به نصب ابزار موردنظر می‌پردازند. (بنابراین از دسترس بودن‌ سی‌دی نصب‌ آفیس‌ یا محل قرارگیری فایل‌های موردنیاز روی شبكه اطمینان حاصل كنید). چهار عدد از این ابزارها، ابزارهای كاربردی كوچكی هستند و بقیه آن‌ها ابزارهای كمكی (‌Utility) می‌باشند. در ادامه  به معرفی گذرا و اجمالی هر یك از این ابزارها می‌پردازیم.‌

 

توضیح

میانبر یا shortcut به اصطلاح کلیدها؛ آیکن ها و یا ابزارهایی هستند که به کاربر کمک می کنند تا مجموعه عملیات، دستورات و .... باهم و تنها با یک کلیک انجام دهد ؛ مثلا کاربر با ایجاد یک میانبر اجرای برنامه ؛ به ازای وارد شدن در هارد دیسک ؛ پارتشین ؛ پرونده های تودر تو در نهایت دستیابی به فایل اجرایی با کلیک برروی میانبر از پیش تعریف شده با یک کلیک عملیات را انجام دهد

 

مدیریت تصاویر با Microsoft Office Picture Manager  

‌Microsoft Office Picture Manager  در مقایسه با ابزارهای ارائه شده پیشین در مجموعه‌ آفیس،‌ قابلیت‌های ویرایشی كمتری را در اختیار كاربران قرار می دهد. اما به طور موثری جایگزینی برای ابزار ویرایش عكس  محسوب می شود كه به همراه نسخه‌های پیشین ‌آفیس‌ ارائه می شد.

برنامه Picture Manager از مجموعه آفیس به شما امكان سازماندهی و نمایش عكس‌ها را می‌دهد. همچنین انجام‌دادن برخی امور اولیه ویرایش عكس، فشرده‌سازی و تبدیل فایل نیز امكان‌پذیر است.

 همان طور كه از نام این ابزار برمی‌آید، این برنامه بیشتر بر مدیریت عكس‌ها و تصاویر تمركز دارد تا ویرایش آن‌ها. در حقیقت این ابزار مشابه برنامه‌های مستقل تولی‌د آلبوم است كه به همراه دوربین‌های دیجیتال و اسكنرها ارائه می‌شوند. با این تفاوت كه از یك مرورگر ساده تصاویر همانند ‌‌Windows Picture and Fax Viewer پا را كمی فراتر گذاشته است.

این برنامه یك ابزار سودمند جهت سازماندهی، مشاهده و ویرایش ابتدایی تصاویر در فرمت‌های ‌TIFF،PNG ،JPEG ،GIF ،EMF ،‌BMP و ‌WMF است. ( پسنود فایلها بستگی به فرمت تصاویر دارد  ؛ که نوع و فرمت فایلهای تصاویر؛ تعداد رنگها و کفیفیت ؛ فشردگی فایلها و .... بستگی دارد که نرم افزارهای مختلف گرافیکی ممکن است فرمت خاص تصاویر را پشتیبانی یا تولید نمایند. )

به علاوه، امكان فشرده‌سازی و تبدیل كردن یك فرمت به فرمت دیگر را میسر ساخته است.‌

رابط كاربر این برنامه یادآور ویندوز اكسپلورر است‌ كه در حالت نمایشی‌ ‌View Thumbnail تنظیم ‌شده‌است.

البته این برنامه ویژگی‌های دیگری هم دارد. پانل سمت چپ ‌‌Picture Manager برخلاف ویندوز اكسپلورر، سلسله مراتب كامل پوشه‌های روی دیسك سخت را نمایان نمی‌سازد. در عوض، این پانل میانبرهایی را به پوشه‌هایی خاص (حاوی تصاویر) نشان می‌دهد. چنانچه تصاویر شما در پوشه هایی در یك یا چندین درایو پخش شده باشند، به راحتی می‌توانید میانبری به پوشه حاوی تصاویر ایجاد نمایید. در این ابزار این قابلیت فراهم است كه در صورت نیاز، به هر جایی از هارددیسك بروید.

برای این كار كافی است میانبری را كه به پوشه حاوی زیرپوشه‌ها اشاره دارد، به سلسله مراتب نمایش فایل‌ها اضافه نماییم. با این عمل به راحتی می‌توانیم در دفعات بعد زیرشاخه مورد‌نظر را مرور كنیم. به عنوان مثال اگر میانبری را كه به درایو‌‌‌C:  اشاره دارد به سلسله مراتب بیفزاییم، می‌توانیم همه این درایو را مرور كنیم.‌

 

افزودن میانبر

به منظور افزودن میانبر، ابتدا از منوی ‌File گزینه ‌‌Add Picture Shortcut را انتخاب كنید، سپس  پوشه‌ای را  كه مایل به نمایش آن در سلسه مراتب می‌باشید، مرور نمایید. جهت افزودن خودكار میانبرها از منوی ‌‌File گزینه ‌‌Locate Pictures را انتخاب نمایید، سپس با استفاده از ‌ ‌Task Pane(پنل وظیفه در سمت راست) به محل مورد نظر جهت جستجو در آن بروید و در انتها Ok را كلیك نمایید. چنانچه به عنوان مثال جستجو در درایوهای محلی  را برگزینید،‌‌Picture Manager به منظور یافتن تصاویر مورد نظر تمام درایو را جستجو می‌كند.

 

حذف میانبرها 

همچنین می‌توانید جهت حذف میانبرها  روی آن‌ها كلیك راست  كنید و از منوی نمایان شده گزینه ‌‌Remove Shortcut را انتخاب نمایید (با انتخاب میانبرها و فشردن كلیدهای ‌‌F10 + ‌Shift نیز می‌توان میانبرها را حذف كرد). هنگام حذف میانبرها توجه داشته باشید  كه گزینه ‌‌‌Delete را به اشتباه انتخاب نكنید. زیرا این گزینه همه پوشه و محتویات آن را از هارددیسك حذف می كند.‌

 

 قابلیت‌های مفید Microsoft Office Picture Manager  

همانطور كه اشاره شد یكی از قابلیت‌های مفید این برنامه، توانایی تبدیل‌كردن تصاویر به فرمت‌های دیگر است. بدین منظور كافی است تصویر یا تصاویر دلخواه را انتخاب كنید و از منوی ‌‌File گزینه ‌‌Export را برگزینید. سپس از پنجره محاوره‌ای ظاهر شده از فهرست كركره‌ای ‌‌‌Export With This File Format،  یكی از فرمت‌های مورد نیاز را انتخاب نمایید و عملیات را خاتمه دهید.

به منظور آشنایی با قابلیت‌های ویرایشی این برنامه می‌توانید از طریق منوی ‌Picture اقدام‌نمایید. این منو شما به امكان می‌دهد اعمالی نظیر برش، چرخش، تنظیم روشنایی و تمایز رنگ، حذف قرمزی مردمك چشم، تغییر اندازه و فشرده‌سازی تصاویر را  انجام دهید. چنانچه پس از اعمال قابلیت‌های ویرایشی روی تصاویر، از حاصل كار رضایت نداشته‌باشید،‌‌ به راحتی می‌توانید با استفاده از گزینه ‌‌Undo واقع در منوی فایل چندین مرتبه به عقب بازگردید. اما به خاطر داشته باشید كه تغییرات تنها در صورت انتخاب گزینه‌‌Save  از منوی ‌‌File به صورت دائمی ذخیره خواهد شد. لذا هنگام بستن ‌‌Picture Manager در صورتی‌كه تغییرات را ذخیره‌ نكرده باشید، برنامه از شما سوالی مبنی بر ذخیره‌سازی تغییرات خواهد پرسید.‌

 

مدیریت اسناد  Microsoft Office Document Imaging و ‌‌Microsoft Office Document Scanning

Microsoft Office Document Imaging و ‌‌Microsoft Office Document Scanning مكمل یكدیگرند و با هم كار می‌كنند. نحوه كار بدین صورت است كه ابتدا ‌Document Scanning Tool صفحه مورد نظررا دریافت می‌كند و سپس این برنامه تصویر اسكن شده را در اختیار‌ Document Imaging Tool قرار می‌دهد. چنانچه عملیات اسكن تصاویر را با استفاده از Document Imaging Tool انجام دهید، برنامه به منظور اسكن حقیقی تصویر فراخوانی خواهد شد.

داشتن اطلا‌ع در مورد این دو ابزار سودمند است. زیرا تركیبی از این ابزارها و ویندوز اكس‌پی‌ توانایی‌های ممتازی را برای مدیریت اسناد به ارمغان میآورد و از ‌‌Windows Scanner and Camera Wizard كه هیچ قابلیتی جهت ‌‌OCR ندارد، فراتر می‌رود. هنگامی‌كه ‌‌Document Scanning را باز می‌كنید، ممكن است با سوالی مبنی‌بر انتخاب ‌اسكنر‌ مواجه شوید.

چنانچه این امر محقق نشد و در عین حال بیشتر از یك ‌اسكنر را به صورت نصب شده داشته باشید،  روی دكمه ‌‌Scanner كلیك كنید و از منوی كركره‌ای،‌ اسكنر‌ مورد نظر را برگزینید. در این راه با دو گزینه در كادر محاوره‌ای ظاهرشده مواجه خواهید شد. اگر تمایل داشته باشید درایور برنامه قبل از هر عمل اسكن به منظور بررسی و تغییر تنظیمات نمایان شود، باید گزینه ‌‌Show Scanner Driver Dialog Before Scanning علا‌مت زده شده باشد.‌

 

ایجاد پروژه جدید و ....

اغلب برنامه را می‌توانید با استفاده از مقادیر از پیش تعیین‌شده كنترل نمایید. برای مشاهده تنظیمات، ابتدا هر یك را انتخاب نمایید و سپس دكمه‌‌ ‌Edit Selected Preset را كلیك كنید. (شایان ذكر است كه می‌توان با استفاده از‌‌Create New Preset پیش تنظیمات جدید را ایجاد نمود.) به‌علاوه، با استفاده از دكمه ‌‌Advanced و عبور در میان برگه‌های موجود، می‌توان تنظیمات را مشاهده  كرد و یا تغییر داد.‌

برنامه Clip Organizer مجموعه‌ای از كلیپ‌آرت‌ها را به‌همراه دارد. ضمن آن‌كه می‌توانید كلیپ‌های دیگری را نیز دانلود نمایید.

 در اینجا دو انتخاب وجود دارد: یكی از آن‌ها دكمه ‌‌Create Shortcut از برگه ‌‌General است كه با آن می توان یك میانبر به ‌Preset ‌جاری بر روی‌ دسكتاپ را ایجاد نمود. در نتیجه با استفاده از این میانبر می‌توان در دفعات بعدی عملیات اسكن را دوبار با كلیك بر روی این میانبر انجام داد.

 چنانچه هر بار از تنظیمات یكسانی جهت اسكن اسناد استفاده می‌كنید، این قابلیت می‌تواند نقش مهمی را ایفا كند.

انتخاب دیگر ‌‌OCR است كه از برگه ‌Processing قابل دسترسی است. با استفاده از ‌‌OCR متون به كار رفته در تصویر شناسایی می شود.

از این رو محتوای فایل اسكن شده در ‌‌Document Imaging قابل‌جستجو می‌شود و سرویس نمایه‌ساز

 (‌ Indexing  Service ) ویندوز ‌اكس‌پی می‌تواند آن را بخواند.

 این ویژگی قابلیت‌های مدیریت ابتدایی اسناد را فراهم می‌كند. برای این‌كار گزینه ‌Search را از منوی ‌‌Start برگزینید.

سپس با وارد‌كردن كلمه یا عبارت جستجو، اسناد را جستجو كنید. در پایان با یافتن نتایج می‌توان فایل یافته‌شده را در ‌‌Document Imaging بازگشایی نمود. از طرف دیگر با استفاده از گزینه ‌‌Find از منوی ‌‌Edit می‌توان در درون سند بازشده به جستجو پرداخت.‌

 

توانایی  و قابلیت سودمند

توانایی ایجاد فایل‌های قابل‌نمایه‌سازی نقطه قوت بزرگی است كه به واسطه نرم‌افزارهای كاربردی تركیبی حاصل می‌شود. همچنین با استفاده از گزینه ‌‌Send Text to Word از منوی ‌‌Tools می‌توان متن را از ‌Document Imaging  به نرم‌افزار ‌‌Word ارسال نمود. (اگر هنگام اسكن سند متن را شناسایی نكرده‌اید، ابتدا گزینه ‌Recognize Text Using OCR را از منوی ‌Tools انتخاب كنید).‌

‌Document Imaging  ویژگی‌های دیگری از قبیل حاشیه‌نویسی ‌(‌Annotation) را در اختیار كاربران قرار می دهد. ویژگی‌های ارائه شده و انتخاب‌های مربوط به آن‌ها به طور وسیعی گویای عملكرد خود هستند. لذا به منظور كسب اطلاع در رابطه با عملكرد هر كدام،  منوها و گزینه‌ها را بیشتر بررسی كنید.‌

قابلیت سودمند دیگر، توانایی ایجاد تغییر در شیوه قرارگیری صفحات در اسناد چند صفحه‌ای با استفاده از كشیدن و انداختن (‌Drag and Drop) است. همچنین این امكان فراهم است كه صفحات را از یك پنجره به پنجره دیگر بكشید.

‌‌Document Imaging از دو فرمت ‌TIFF و ‌‌Microsoft Document Imaging‌) MDI‌) پشتیبانی می‌كند.

جهت به اشتراك‌گذاری فایل‌های خود با دیگران، ممكن است از فرمت ‌TIFF استفاده نمایید.‌‌ اما چنانچه شخصی با استفاده از برنامه‌ای دیگر به ذخیره فایل ‌TIFF بپردازد، در صورتی كه شما فایل را با استفاده از ‌‌OCR شناسایی كرده باشید، مجددا مجبور خواهید بود عملیات شناسایی را انجام‌دهید. مزیت فرمت ‌MDI در تولید فایل‌های كم حجم است. ما در یك آزمایش سریع توانستیم یك فایل ‌TIFF با حجم 2/1مگابایت را به صورت یك فایل ‌MDI با حجم 333 كیلوبایت ذخیره كنیم.‌

 

مدیریت كلیپ‌ها  Microsoft Clip Organizer

Microsoft Clip Organizer  همان‌گونه كه از نامش برمی‌آید ابزاری برای سازماندهی كلیپ‌ها می‌باشد؛ ضمن آن‌كه شامل مجموعه‌ای از كلیپ‌آرت هم می‌شود. این كلیپ‌آرت‌ها بعضی داخل كامپیوتر نصب شده‌اند و بعضی را با استفاده از clips online (از منوی tools) باید از اینترنت دریافت كرد.

گزینه ‌Add Clips از منوی ‌‌‌File نیز عملكردی مشابه ‌Picture Organizer دارد و این امكان را فراهم می‌سازد تا به صورت دستی و یا خودكار به افزودن‌ كلیپ‌آرت‌ها بپردازید. این برنامه نیز همانند سایر برنامه‌ها كاملا ساده و قابل فهم است و به راحتی می‌توانید با كنكاش در منوها و انتخاب آن‌ها در پانل وظیفه (Task Pane) نحوه استفاده از آن را فرا بگیرید. فراموش نكنید كه حتما از گزینه‌ ‌Search (قابل دسترس از منوی View) به منظور جستجوی كلمات كلیدی در میان مجموعه كلیپ‌آرت‌ها بهره بگیرید. همچنین می‌توانید با  كلیك راست بر كلیپ‌ها و انتخاب گزینه ‌‌Edit Keywords،‌ كلمات كلیدی آن‌ها را حذف و یا اضافه نمایید.‌

 

مدیریت تنظیمات  ‌ Microsoft Office 2003 Save My Setting

 ‌ Microsoft Office 2003 Save My Setting تنها یك ‌Wizard ‌جهت ذخیره سازی تنظیمات برنامه‌های زیرمجموعه آفیس‌ است. این برنامه نیز می‌تواند به منظور بازسازی تنظیماتی كه قبلا ذخیره كرده اید، به كار گرفته شود.‌

 

مادامی كه تنظیمات را در یك فایل ذخیره كرده‌اید، می‌توانید فایل را به منظور اعمال یكباره تغییرات مورد‌پسند خود در برنامه‌های زیرمجموعه‌‌ آفیس 2003 به یك سیستم دیگر انتقال دهید. به عنوان مثال، این تكنیك یك راه بهینه برای سفارشی‌سازی تنظیمات در یك سیستم جدید در موقع روزآمدسازی آن است.‌

 

مدیریت حوادث  Microsoft Office Application Recovery

‌ Microsoft Office Application Recovery در زمانی كه برنامه های زیرمجموعه ‌آفیس‌ متوقف می‌شوند و عملا از كار می‌افتند، آن‌ها را می‌بندد. از سوی دیگر، این ابزار هنگام وقوع چنین مواردی، امكان بازیابی اسناد را فراهم می سازد.‌

 

تنظیمات زبان Microsoft Office 2003 Language Setting  

Microsoft Office 2003 Language Setting  به كاربر اجازه می‌دهد تنظیمات مربوط به زبان برنامه‌های زیرمجموعه ‌آفیس را با حذف و اضافه نمودن زبان یا زبان‌های موردنظر در فهرست

مطالب مرتبط با: وبلاگ فناوری اطلاعات یزد ,

می توانید دیدگاه خود را بنویسید
 
موضوعات
نظر سنجی
نظرتان در موردوضعیت کنونی وبلاگ فناوری اطلاعات یزد چیست؟






دیگر موارد
تعداد مقالات وبلاگ :
نویسندگان وبلاگ :
آخرین بروز رسانی مقالات وبلاگ :
بازدید امروز :
بازدید دیروز :
بازدید این ماه :
بازدید ماه قبل :
بازدید کل :
آخرین زمان بازدید :

Xبستن تبلیغات
شبکه اجتماعی فارسی کلوب | Buy Website Traffic | Buy Targeted Website Traffic